I vantaggi e gli svantaggi dei virtual teams

Articolo tradotto tratto da Forbes

“The Pluses And Minuses Of Virtual Teams” di George Deeb

Fonte: https://www.forbes.com/sites/georgedeeb/2020/05/04/the-pluses–minuses-of-virtual-teams/#1e2a68053aba

Con il lockdown dovuto al coronavirus, molte più aziende hanno fatto affidamento su dipendenti virtuali che lavoravano dalle loro case, molti per la prima volta. Ciò presenta una nuova dinamica interessante sia per il datore di lavoro che per il dipendente. A volte lavorare da casa può essere un’esperienza senza soluzione di continuità e produttiva, altre volte può verificarsi lo scenario opposto, in cui i lavoratori diventano più inefficienti e inefficaci. Questo post ti aiuterà a pianificare sia i vantaggi che gli svantaggi di una forza lavoro virtuale.

Questo proviene dall’esperienza personale. La mia attività Red Rocket Ventures ha recentemente acquisito Restaurant Furniture Plus, un sito Web di e-commerce B2B che vende mobili ai ristoranti. Ciò che ha reso questo business diverso dalla maggior parte degli altri che ho gestito è stato il fatto che fosse una società virtuale al 100%. I fondatori lavoravano dalle loro case in California e il team di adempimento lavorava dalle loro case in Ohio. Quindi, abbiamo deciso di provare a continuare a gestire l’attività come luogo di lavoro virtuale, con i proprietari che lavorano dalle loro case nelle aree di Chicago e Raleigh e il resto del team dalle loro case nell’area di Cleveland. È stata un’interessante opportunità di apprendimento sui team virtuali.

I vantaggi dei team virtuali

Riduzione dei costi: poiché non è necessario pagare un affitto costoso per una struttura di uffici, è possibile risparmiare spese materiali e reinvestire tali risparmi in altre aree più importanti della propria attività, come il talento o il marketing. E puoi assumere altrettanto facilmente talenti sia in un mercato a basso costo che in uno a costi più elevati. Inoltre i lavoratori virtuali solitamente lavorano con i propri device domestici, quindi non c’è nessun costo materiale per computer, internet o telefoni. Quindi, si spera, la tua azienda virtuale ha il potenziale per essere materialmente più redditizia rispetto ai tuoi concorrenti non virtuali e tradizionali.

Dipendenti felici: uno dei vantaggi di un ambiente di lavoro virtuale è che molti dipendenti sono alla ricerca della flessibilità che ne deriva. Possono lavorare dalle loro case e non affrontare lunghi tempi di pendolarismo ogni giorno. Possono impostare più facilmente orari di lavoro flessibili e sfruttare meglio il tempo personale. Possono venire a lavorare in pigiama se vogliono! Assicurati solo che ognuno abbia davvero il desiderio e la disciplina di lavorare veramente da casa, poiché molte persone non possono separare la vita lavorativa da quella personale quando fanno entrambe le cose nello stesso luogo, o farebbero fatica ad autodisciplinarsi ogni giorno.

Maggiore produttività: senza un ufficio, ci sono meno riunioni inutili. Quindi, più lavoro viene svolto e il morale dei dipendenti è migliore quando scorrono più rapidamente le attività lavorative della loro lista. E puoi assumere più facilmente esperti locali o trarre vantaggio dalle relazioni locali che migliorano la produttività rispetto agli outsider che apprendono un nuovo mercato. Ciò pone rimedio anche alla necessità di tempi di viaggio, così che tempo e soldi possano essere utilizzati in azienda in modi più produttivi.

Flessibilità: con le aziende virtuali, puoi apportare modifiche più facilmente, nel caso in cui ad esempio la tua azienda subisca un crollo, non gravata da costosi contratti di locazione immobiliare a lungo termine. E, se mai necessario, puoi avere personale geograficamente posizionato in tutto il mondo, per consentire un’esperienza di assistenza clienti 24/7. Se non “ammanettato” da un ufficio fisico, il mondo delle opzioni è letteralmente a tua disposizione.

Gli svantaggi delle squadre virtuali

Più difficile da gestire: ci sono evidenti vantaggi nell’avere tutti i dipendenti in un’unica posizione. Puoi vedere più chiaramente il lavoro fatto o non fatto. Puoi camminare più facilmente lungo il corridoio per conversare faccia a faccia con qualcuno o vedere se la loro casella di posta è piena di lavori non completati. Quindi, devi essere davvero bravo a sfruttare al meglio gli strumenti di collaborazione e video online per ricreare l’esperienza in ufficio. Ma non otterrai mai gli stessi segnali fisici che ricevi dalle persone quando ti trovi nello stesso posto.

Più difficile lavorare in gruppo: è molto più difficile creare un contesto in cui il tuo team aspiri a lavorare, quando tutti lavorano fuori casa e non riescono a confrontarsi su base giornaliera. Inoltre, non puoi facilmente riunire il team per festeggiare i compleanni dei dipendenti o gli happy hour del venerdì, ad esempio. Dovrai essere creativo per far sì che il tuo personale costruisca lealtà verso la squadra anziché verso se stesso, con incentivi, concorsi a squadre o altro.

Legalmente più difficile: non ti basterà conoscere le leggi sui luoghi di lavoro, le pratiche di assunzione e le regole fiscali sui salari, potrebbe essere necessario imparare a vivere secondo le regole di tutte le città di tutti gli stati (o del mondo intero). Ma, almeno, ci sono strumenti per le risorse umane centralizzati che puoi sfruttare per aiutarti ad affrontare questo tipo di problemi. Inoltre, non dimenticare i potenziali rischi per la sicurezza che comporta avere tutti i tuoi dati relativi a clienti o aziende archiviati nel cloud, anziché essere protetti da chiavi e lucchetti nel tuo ufficio.

Se stai assumendo, dove trovare i nuovi dipendenti?

Quando abbiamo acquisito Restaurant Furniture Plus abbiamo ereditato il team di Cleveland. Ma dovevamo rapidamente espandere il team per supportare la nostra crescita delle vendite. Ma in quale mercato assumiamo queste persone? Li assumiamo più vicini ai proprietari di Chicago o Raleigh? Li assumiamo più vicini al team Cleveland? Assumiamo a livello nazionale? L’istinto immediato è che possiamo assumere i migliori talenti ovunque risiedano, a livello nazionale. Ma quando abbiamo pensato alle implicazioni fiscali sui salari della gestione dei dipendenti in 50 stati, questo ci ha scoraggiati. Quindi, abbiamo pensato: assumeremo i nuovi membri del team vicino ai proprietari e alla fine costruiremo il nostro “quartier generale” vicino a uno di noi, in modo da poterli gestire più facilmente di persona, se necessario. Ma alla fine abbiamo deciso che avremo bisogno di formare il nuovo staff, in modo simile ai ruoli del team Cleveland, quindi sarà più semplice assumere tutto il nuovo personale nell’area di Cleveland. Innanzitutto, per semplicità nella formazione e nel reporting fiscale. Secondo per facilità nel riunire la squadra per eventuali incontri di persona nel tempo. In terzo luogo, tutti situati centralmente in un mercato, nel caso in cui un giorno avessimo voluto aprire un ufficio fisico, se l’esperimento sul posto di lavoro virtuale fosse mai stato un fallimento. L’unico aspetto negativo di quella decisione è stata che ora abbiamo creato il team in un mercato che è lontano dai proprietari di Chicago e Raleigh (rendendolo potenzialmente più difficile da gestire) e abbiamo limitato il nostro pool di talenti nell’area di Cleveland (invece di attirare talenti a livello nazionale). Ma vedremo come andrà nel tempo. Non esiste una strategia univoca. Devi considerare ciò che è meglio per te e la tua azienda.

Pensieri conclusivi

Quindi, come puoi vedere, gestire un’azienda virtuale può essere molto diverso dal gestire un’azienda tradizionale. Ci sono molti vantaggi e svantaggi da considerare. Ma se assumi i membri giusti del team, che desiderano veramente lavorare bene e sono disciplinati a farlo, e metti in atto gli strumenti di comunicazione e i processi online adeguati, non c’è motivo per cui non possa avere successo. O, meglio ancora, possa essere materialmente più redditizio che operare in modo tradizionale. E, chissà, forse tutte le aziende che stanno sperimentando i virtual teams per la prima volta durante la pandemia, potrebbero finire per mantenere un team virtuale a lungo termine?