Formare a distanza: una lingua “diversa”. I suggerimenti per comunicare online senza errori

Ogni giorno leggiamo di persone, comuni e note, convinte che molti dei cambiamenti di questi mesi non torneranno indietro; uno di questi sarà il modo di incontrare le persone e di comunicare. Non parlo soltanto degli appuntamenti di lavoro, ma anche del modo di presentare progetti, prodotti, tenere conferenze o sessioni formative. Vi parlerò proprio di queste ultime, come da tradizione della rubrica.

Per descrivere quanto sia differente una sessione in presenza da una in remoto, mi viene in mente una metafora sportiva che mi è cara. Quando ero ragazzo, il mio maestro di tennis – ex giocatore di Coppa Davis – mi diceva che il singolare e il doppio erano due sport diversi, con ritmi, strategie e tecniche specifiche per ciascuno. Questo ragionamento ci porta subito al punto fondamentale, e cioè che per realizzare sessioni formative online non basta trasferire programmi e stili, sebbene eccellenti, sul digitale: occorre prima di tutto cambiare il proprio approccio alla comunicazione.
Per rendere efficace la comunicazione a distanza è importante andare al punto, interagire costantemente, parlare la lingua dell’interlocutore, esplorare subito le sue esigenze e aiutarlo a focalizzarle ulteriormente: in sintesi, utilizzare un approccio coaching: cioè quello di un allenamento in aula e non più quello di un docente che spiega teorie e metodi con slide e presentazioni.

Una buona sessione in remoto parte da una progettazione specifica e dettagliata; è ancora più importante, con questa modalità di intervento, costruire uno storyboard ben strutturato.
Uno storyboard disegnato per la formazione a distanza può basarsi su 4 dimensioni:

Engage

Attivare connessioni tra il partecipante e il concetto presentato attraverso test, video, domande

Share

Condividere informazioni, dati, statistiche per rafforzare il messaggio chiave e semplificarlo il più possibile

Practice

Proporre esempi concreti, esercitazioni, role play

Perform

Aiutare il partecipante a comprendere come valorizzare le informazioni e il messaggio condiviso e sperimentato in aula

Una delle risorse principali della formazione in remoto è quella del pre-work, l’insieme cioè di strumenti per coinvolgere i partecipanti con test e questionari prima della sessione, messi in campo per comunicare l’utilità della formazione; nel pre-work è importante condividere gli aspetti teorici o tecnici principali con dispense sintetiche o brevi video nei quali raccontare le slide in modo rapido e semplice, e anticipare la comprensione degli argomenti.
La formazione in remoto permette di costruire bacheche in cui i partecipanti possano trovare contenuti e strumenti formativi coinvolgenti e di facile utilizzo. Mi permetto di citare, a tal fine, Moodle, in quanto è un software open source usato anche da alcune università, che ho trovato rispondente e accessibile per i corsi della mia società durante la creazione della piattaforma SmartCoachingCreativo.

Durante l’aula virtuale la sessione può così trasformarsi in un dialogo formativo, di interazione e di sperimentazione in cui esempi, role play e case history diventano strumenti per rendere la formazione pratica, snella e focalizzata.
La teoria può essere approfondita prima e dopo la fase d’aula, dove coaching e feedback possono diventare strumenti privilegiati di apprendimento.
Le domande infatti costituiscono un metodo fondamentale per coinvolgere e per misurare il grado di attivazione dell’interlocutore; esistono strumenti per misurare in modo tecnico il grado di attenzione, ma sono invasivi e poco rispettosi della privacy. Il nostro ruolo di formatori non si basa sul controllo, ma sulla responsabilità personale di coinvolgere i partecipanti e costruire messaggi basati sulle loro reali esigenze.

Qualche altro spunto di riflessione, proposto da un recente articolo di Harvard Business Review, che corrisponde alla mia esperienza di aula e di questi mesi di incessante lavoro a distanza con partecipanti di diverse tipologie:
• top manager
• studenti di master universitari
• promotori, informatori, store manager
• hr manager e team leader.

Il principio dei 60 secondi

Nei primi secondi in cui affronti un nuovo argomento in aula si gioca una parte rilevante del coinvolgimento: è importante portare notizie o storie che evidenzino un problema o statistiche provocatorie. Ad esempio, potreste condividere una statistica che mostra la crescita di un concorrente, oppure condividere un aneddoto su un cliente che non ha acquistato perché conquistato dalla capacità attrattiva di un competitor.

Il principio dei 5 minuti

Uno storyboard specifico delle attività può essere costruito in blocchi di 5 minuti (al massimo 10) in cui trasferire un concetto alla volta. Tre slide con uno stimolo o una informazione, ciascuna accompagnata da un’immagine coinvolgente e attinente il concetto. Una domanda aperta per attivare la discussione, o un’esercitazione per connettere il concetto con l’esperienza delle persone.
A questi principi si integra quello del minor numero possibile di slide (MVP). Ciò vale anche per le lezioni in aula: non aggredire i partecipanti con un numero spropositato di slide, meglio usarne il minimo indispensabile. Nelle redazioni, gli aspiranti giornalisti usano fare un esercizio per cui, dato un articolo, si allenano a dimezzarlo e dimezzarlo ancora mantenendo il senso e il messaggio chiave: è un buon metodo da adottare anche per il resto della comunicazione.

Il principio della responsabilità

In un’aula virtuale uno dei rischi maggiori è la passività dei partecipanti, quindi, oltre alle ben note accortezze, come quella di mantenere accesa la telecamera e di verificare le connessioni, è molto importante attribuire un ruolo alle persone. È possibile utilizzare modalità di gamification, ma può essere sufficiente ideare attività interattive, da attuare possibilmente in sottogruppi, creando le cosiddette breakout room che alcune piattaforme permettono.
Tali soluzioni evitano che i partecipanti assumano il ruolo di osservatori; non basta che il trainer affermi che sarà una sessione coinvolgente e interattiva: dovrà realizzarla con domande, stimoli, problem solving e role play costanti.

Simone Piperno
Fonte: https://www.biancoebruno.it/rivista-digitale-in-pdf?task=document.viewdoc&id=28