Come parlare con un dipendente che non sta raggiungendo i propri obiettivi

Articolo tradotto tratto da Harvard Business Review

“How to Talk to an Employee Who Isn’t Meeting Their Goals” di Sabina Nawaz

Fonte: https://hbr.org/2019/02/how-to-talk-to-an-employee-who-isnt-meeting-their-goals

Il mio cliente Aaron è stato recentemente promosso a direttore senior presso un’azienda biofarmaceutica. Durante una recente sessione di coaching, sembrava particolarmente preoccupato. Ha confessato di non aver dormito bene perché era preoccupato per le performance di un rapporto diretto di nome Josh. Non è stata la sottoperformance di Josh a turbare Aaron: era preoccupato di dire a Josh che non stava raggiungendo i suoi obiettivi.

Aaron fa fatica con le conversazioni difficili. Josh era suo collega non molto tempo fa, e non pensava che a Josh fosse mai stato detto di migliorare i suoi risultati. Aaron era nervoso sapendo che Josh ne sarebbe stato toccato. Ho suggerito che, invece di dire a Josh che era poco performante, Aaron poteva chiedere a Josh di valutare la propria performance. La risposta di Josh avrebbe guidato quindi i prossimi passi di Aaron. Invece di preoccuparsi delle incognite, Aaron sarebbe andato dritto al punto e avrebbe aperto un dialogo. Questo avrebbe impedito ad Aaron di essere il cattivo, gli avrebbe fornito preziose informazioni su quanto fossero allineati sulla performance di Josh e avrebbe dimostrato a Josh che Aaron voleva collaborare con lui piuttosto che giudicare.

Aaron sembrò immediatamente sollevato da questo suggerimento. Abbiamo quindi elaborato un piano per la sua conversazione con Josh. Il piano include passaggi che chiunque può seguire.

Chiedi prima di dirlo.

Inizia chiedendo ai tuoi dipendenti come pensano che stiano andando i loro obiettivi. Oltre a una valutazione complessiva, chiedi loro di elencare le metriche chiave e gli esempi con cui misurano le loro prestazioni. Sapere quanto sono allineate le tue percezioni determinerà ciò che devi comunicare in seguito.

Nel migliore dei casi, saranno sulla tua stessa linea e potrai passare rapidamente ai passaggi successivi del tuo piano. A volte potresti essere parzialmente d’accordo. In questo caso, non è ancora necessario eseguire tutti il lavoro duro: è sufficiente indicare aree aggiuntive in cui si ritiene che stiano venendo meno.

In alcuni casi, possono pensare di stare facendo bene. Qui puoi condividere che hai una visione diversa. Potresti dire: “È utile per me sapere che pensi che stai andando alla grande. Sfortunatamente, ho una diversa percezione della tua performance. Vorrei darti più informazioni su come sono arrivato alla mia prospettiva e quindi esplorare con te dove potrei perdere informazioni e dove potresti dover fare le cose in modo diverso”.

Chiarisci cosa non è negoziabile.

Ora che hai discusso del fatto che le prestazioni del tuo dipendente devono essere migliorate, puoi fornire un elenco di aspettative chiare e delineare aree non negoziabili. Ad esempio, Aaron ha spiegato a Josh che il tasso di completamento dei suoi esperimenti era una metrica chiave. Ha sottolineato che nei due mesi precedenti, i tassi di completamento di Josh erano costantemente diminuiti e ora erano inferiori del 9% rispetto al numero consentito. Ha poi detto: “Vorrei discutere di ciò che sta dietro i tuoi tassi di completamento inferiori e progettare alcuni dei tuoi esperimenti in modo diverso per aiutarti a rispettare le scadenze. Se ci sono casi in cui non è possibile rispettare la scadenza, ti chiedo di parlarne con me con almeno due giorni di anticipo in modo da poter ripristinare le aspettative con i nostri stakeholder.”

Aaron è stato in grado di fornire informazioni verificabili sugli insuccessi di Josh e quindi sottolineare il suo desiderio di aiutare Josh ad avere successo.

Connettiti agli obiettivi del dipendente.

Il tuo dipendente sarà più motivato a migliorare le proprie prestazioni se è legato a qualcosa che desidera. Ad esempio, supponiamo che desiderino una maggiore esposizione verso i clienti, presentando e costruendo relazioni con loro, nonché aumentando la quantità di tempo che viaggiano verso i siti dei clienti. Tuttavia, non organizzano bene il loro tempo e spesso non rispettano le scadenze. In questo caso, informali che dovranno prima rispettare le priorità attuali e dimostrare di essere in grado di gestire i viaggi extra se vogliono trascorrere più tempo nel visitare i clienti.

Chiedendo ai tuoi dipendenti i loro pensieri, potresti anche scoprire di non aver valutato la quantità di lavoro richiesta in un progetto. In questo caso, tu e il tuo rapporto diretto potete fissare obiettivi più realistici per tale iniziativa. Ponendo domande, collaborate con loro invece di imporre, aumentando così la motivazione dei vostri dipendenti a raggiungere i loro obiettivi.

Descrivi comportamenti specifici.

Sii chiaro sugli insuccessi del tuo dipendente descrivendo esempi specifici e comportamenti che hai osservato. Dire a qualcuno “Non sei reattivo” è vago e non delinea un percorso chiaro per il cambiamento. Ma se gli dici: “Ho notato che non hai risposto a metà delle mie e-mail e hai impiegato una settimana per rispondere ad altre tre. Inoltre, hai perso le tue ultime due scadenze senza darmi avvertimento”, può stabilire una connessione tra i suoi comportamenti e le tue aspettative.

Inoltre, una critica del tipo “Ho bisogno che tu eviti meno i conflitti”, non fornisce linee guida chiare al dipendente su cosa fare. Al contrario, dire loro: “Prima di lasciare una riunione, vorrei che parlassi quando non sei d’accordo con una decisione che sta per essere presa”, è specifico e chiaro. È anche più difficile per un dipendente discutere con feedback comportamentali perché si basa su atti osservabili.

Elaborate un piano insieme.

Ora che siete entrambi sulla stessa linea, concludi la conversazione chiedendo ai tuoi dipendenti come intendono riportare le loro prestazioni ai livelli standard. Riempi gli spazi vuoti in base a ciò che condividono e concorda una sequenza temporale e un piano di comunicazione. Inoltre, assicurati di chiarire quanto tempo hanno per raggiungere risultati specifici e cosa accadrà se non ci riusciranno.

Quando Aaron ha chiesto a Josh di valutare se stesso, Josh gli ha detto che si stava impegnando per raggiungere i suoi obiettivi e non era sorpreso che Aaron volesse parlargli. Aaron ha gestito quella che avrebbe potuto essere una conversazione molto spiacevole ed è stato in grado di collaborare con Josh per riportare la sua performance in pista.

La prossima volta che sei preoccupato di affrontare un rapporto diretto che non sta raggiungendo gli obiettivi, inizia chiedendo loro di valutare le proprie prestazioni. Impegnarsi in un dialogo piuttosto che emettere un giudizio ridurrà anche il tuo lavoro. I tuoi dipendenti apprezzeranno l’invito a collaborare per migliorare le loro prestazioni e saranno coinvolti nella ricerca di una soluzione, risultato: una notte di sonno migliore per te.