Come gestire la riunione: opportunità o perdita di tempo?

Una riunione per un capo può rappresentare una grande opportunità di avere informazioni, coinvolgere e attivare le persone, trovare idee, risolvere problemi. Ma può anche costituire un’enorme perdita di tempo e una fonte di frustrazione per tutti i partecipanti.

Vari studi ci dicono come il numero di riunioni in azienda sia aumentato negli ultimi anni. Un direttore, ad esempio, dedica in media 23 ore settimanali del proprio tempo alle riunioni: molte, forse troppe. Una riunione a settimana costa circa 350 ore all’anno di lavoro individuale, altro dato significativo; a questo aggiungiamo una stima di costi attribuiti alle riunioni improduttive, che nelle aziende europee sfiora 32 miliardi di euro l’anno, secondo una stima proposta dalla rivista Forbes.

Dopo questo quadro preoccupante, torniamo però al fatto che per un manager una riunione costituisce una risorsa preziosa per migliorare attività e performance, oltre che per stimolare le persone e responsabilizzarle allo spirito di squadra e di appartenenza.

Quando lavoriamo con un team, nelle nostre attività di coaching e formazione emerge quasi sempre la questione delle riunioni in quanto aspetto da migliorare e sul quale ricevere qualche consiglio utile. Per questo vi raccontiamo alcuni degli aspetti che riteniamo importante seguire.

Nella fase di “preparazione” è essenziale formulare e definire gli obiettivi e il risultato che si vuole ottenere. In questo modo è possibile stabilire la tipologia di meeting (aggiornamento, decisionale, problem solving, strategico, ecc.) e definire i tempi: per evitare confusione è utile realizzare una tipologia di riunione per volta, così da mantenere contenuti i tempi e senza richiedere inutili sforzi mentali ai partecipanti.

Quando sono chiari questi elementi è possibile individuare e selezionare i partecipanti; non tutti coloro che partecipano alle riunioni sono di solito essenziali, alcuni potrebbero anche essere semplicemente coinvolti precedentemente con un semplice colloquio o aggiornati al temine con una comunicazione.

La convocazione, quando è pensata in modo strategico, è molto importante perché aiuta i partecipanti a comprendere il senso e il motivo della riunione, a prepararsi utilizzando eventuali documenti (sintetici!) allegati e a prevedere il proprio contributo.

Prima di una riunione è utile definire i ruoli perché in questo modo possiamo responsabilizzare i soggetti coinvolti e renderli partecipi, facendo in modo che apprendano qualcosa di nuovo.

Per un capo è utile scegliere un facilitatore, che può cambiare di volta in volta, e gestire il flusso delle attività di processo, il tempo, fornire stimoli, fare domande (senza entrare nel merito del contenuto), arginare i killer della creatività, stimolare le associazioni e le riflessioni, riportare il team sul focus, fare le sintesi.

Può essere molto utile scegliere inoltre chi prende appunti, fa il verbale, sistematizza, raccoglie gli output prodotti, li sistema e li archivia, invia al capo e agli altri il materiale prodotto: anche in questo caso è utile ruotare questo incarico.

Infine può esserci il responsabile dei materiali, della logistica, dell’ambiente.

Chissà che invece di stare sul cellulare, sul pc o pensare ad altro, le persone possano sentirsi attivate e coinvolte!

Al termine della riunione è importante che il capo possa tirare le somme della riunione, dando un feedback sulle idee e le riflessioni prodotte; il facilitatore potrà fornire un feedback ai partecipanti sul modo in cui si sono relazionati tra loro.

Altro punto centrale è quello di uscire sempre con un output concreto che potrà consistere in linee guida, idee per risolvere un problema, una decisione, un piano d’azione con il chi-fa-cosa, feedback su un progetto: qualcosa di misurabile, che dia l’idea di aver dato valore al tempo e di essere stati capaci di realizzare un risultato, insieme!

Seguendo questo flusso di lavoro, al termine della riunione sarete in grado di inviare una sintesi dei risultati, valutare gli esiti e l’impegno dei partecipanti, comunicare i risultati agli stakeholder e fare in modo che alla prossima riunione i colleghi arrivino senza le solite facce lunghe, ma con la sensazione di dare valore al proprio tempo e di lavorare insieme per migliorare.

Simone Piperno

Fonte: https://www.biancoebruno.it/rivista-digitale-in-pdf?task=document.viewdoc&id=24