Creative Meeting Management

Quando iniziamo un corso di formazione ripetiamo spesso che, oltre alle tecniche, alle metodologie e al nostro feedback come docenti, uno degli aspetti più rilevanti e utili per i partecipanti consiste negli scambi di idee tra loro. Un’aula formativa è infatti un luogo ideale per aprire la mente a nuove possibilità e trovare idee da applicare al proprio lavoro.

In questo periodo stiamo seguendo dei percorsi di formazione dedicati a professionisti di varie agenzie del lavoro, in un percorso guidato da Assolavoro (Associazione nazionale di categoria delle agenzie del Lavoro, nata per facilitare la rappresentanza, offrire assistenza, informazioni e formazioni alle associate).
La cosa che stiamo apprezzando di più in questo percorso è l’approccio collaborativo ed aperto dei partecipanti, nonostante le rispettive agenzie siano tra loro competitor; in altri casi, anche durante corsi svolti all’interno della stessa azienda, notiamo da parte dei partecipanti delle resistenze ad aprirsi e condividere informazioni, per questo siamo colpiti positivamente.

Uno dei percorsi che stiamo portando avanti riguarda il team work e in particolare il Creative Meeting Management, quindi la preparazione, la realizzazione e il follow-up di un particolare tipo di riunione, con la finalità di trovare idee sul miglioramento di processi o prodotti e le soluzioni a criticità organizzative.
In questo articolo vogliamo condividere le basi della metodologia che utilizziamo suddivisa nelle 5 fasi del nostro metodo: il Coaching Creativo.

1. Preparare il meeting
2. Ruoli, regole e i killer della creatività
3. Creative process design
4. Produzione
5. Monitoraggio

1. Preparare il meeting non riguarda soltanto occuparsi degli aspetti organizzativi e logistici, come la selezione e la convocazione dei partecipanti, la preparazione dei documenti e dei materiali, la scelta del luogo, ma soprattutto la ricerca del significato del meeting per i partecipanti e per il team e quindi gli obiettivi collegati e gli output previsti.
È poi molto importante costruire il clima adatto alla tipologia di meeting perché se l’obiettivo è quello di trovare idee bisogna considerare che il processo creativo non è un’azione meccanica, ma richiede una predisposizione d’animo e soprattutto energia!
Per attivare l’energia dei partecipanti occorre far leva sulle loro motivazioni individuali, sulle fonti di gratificazione personale e aiutarli a trovare connessioni tra il proprio lavoro e le soluzioni che si stanno cercando.

2. Ogni meeting creativo presuppone l’identificazione di ruoli per stimolare il senso di responsabilità per cui serviranno un facilitatore, un responsabile di documenti e logistica, un segretario, un supervisore, ecc. I ruoli potranno essere variati periodicamente per far sentire tutti i partecipanti protagonisti.
Questo approccio partecipativo aiuta a sabotare i killer della creatività, tra i quali spiccano le frasi critiche, le astrazioni, i giudizi sulle persone, i troppi preamboli, l’eccessiva fretta nel giungere alle soluzioni.

3. Il Creative Process Design è una fase in cui energie e idee fluiscono liberamente tra i partecipanti. Per realizzare gli obiettivi del meeting si possono applicare tecniche di problem solving o di brainstorming, ma in ogni caso occorre fissare alcuni principi, perché libertà non vuol dire assenza di regole!
Eccone alcune tipiche:
• Stabilire un obiettivo specifico
• Stabilire tempi precisi per ogni fase di lavoro
• Stare comodi, su un ampio tavolo, disporre di colori, luce
• Mappare ogni idea, anche se inconsueta o “folle”
• Niente critiche o censure
• Favorire gli spostamenti e il movimento

4. Nella fase di Produzione è utile che il facilitatore e il capo tirino le somme dell’incontro e si concentrino sull’output della riunione, forniscano eventuali feedback ai partecipanti, condividano le attività da svolgere fino al prossimo meeting e i tempi di realizzazione.

5. Il Feedback riguarda la fase di monitoraggio della riunione, una delle attività che tipicamente sfuggono quando si pensa alle riunioni; questa fase comprende l’invio della sintesi dei temi trattati, delle decisioni e degli output. Può essere molto importante anche condividere tali esiti con gli stakeholder (altre aree aziendali coinvolte in un progetto, capi di altri uffici, fornitori e clienti interni e esterni) che spesso perdono porzioni importanti di informazioni o le ricevono in modo estemporaneo.

Seguire questo processo può sembrare complesso all’inizio ma il tempo risparmiato e il gran numero di idee ricavate lo ricompenserà!