Analizzare le dinamiche organizzative con un Cooking Team Building

Che cosa succede se un team aziendale si spoglia delle vesti formali del ruolo e indossa il grembiule da cuoco?

In una cornice completamente diversa, lontano dalla ruotine lavorativa, alle prese con una delle cucine più prestigiose che si possa avere (quella del Gambero Rosso naturalmente) e immersi negli odori e nei sapori dell’eccellenza italiana, il team dovrebbe tirare fuori il meglio di sé, lavorare fluidamente con leggerezza divertendosi. E invece no, almeno in parte.

In un Cooking Team Building, infatti, succedono (o facciamo in modo che succedano) cose strane: è vero che le persone si divertono, è anche vero che lavorano con leggerezza, ridiventano un po’ bambini, chiaccherano (finchè lo chef non li rimette a posto) e creano un flusso leggero e pieno di energia … ma al tempo stesso ripetono le dinamiche e le criticità organizzative.

Sembra un paradosso, un ossimoro, perché lo stesso problema di comunicazione che in azienda genera tanti mal di pancia, tensioni e incomprensioni, nella brigata (così si chiama il team in cucina) è vissuto in modo giocoso, senza consapevolezza … almeno fino a quando il coach non interviene nel debriefing.

Anche in cucina spesso si parla ma non si comunica, non ci si scambiano informazioni importanti; anche i membri della brigata non vedono le priorità dei compagni, si perdono nell’operatività e dimenticano la visione strategica; oppure il tempo, che scorre diversamente tra chi pela le patate e chi prepara la bisque. La metafora della brigata consente alle persone rivivere alcune situazioni aziendali ricorrenti ma pieni di energia e senza saperlo.

Utilizziamo un termine dell’Analisi Transazionale a noi caro: stimoliamo il Bambino Libero dei partecipanti per far vivere loro, da un’altra prospettiva e con sensazioni piacevoli, esperienze che di solito generano tensioni spiacevoli. Se finisse qui non servirebbe molto, almeno secondo la nostra esperienza. L’energia prodotta deve essere canalizzata in qualcosa di produttivo, altrimenti la motivazione di lì a poco tende a calare.

Le due attività più utili da collegare all’esperienza della brigata sono il debrief e il team coaching sui contenuti emersi. Il clima dinamico, l’atmosfera positiva che si genera rapidamente, infatti, consentono alle persone di aprire i canali di ascolto e di disponibilità al cambiamento, aiutano a riflettere in modo costruttivo su ciò che sta accadendo in cucina e a collegarlo con ciò che succede in azienda. Dopo aver individuato i due o tre aspetti più importanti si parte con un processo di lavoro creativo che aiuta il team a trovare proposte e soluzioni concrete per il miglioramento organizzativo, per aumentare le performance o per innovare processi, prodotti o servizi.

Ad esempio, una brigada di dodici persone viene suddivisa in tre partite:

• la prima prepara pasta fresca e bisque
• la seconda ripieno e decorazione
• la terza mascarpone, crumble e crema al caffe.

 Le prime due partite iniziano a lavorare, ma tendono a isolarsi, ognuna è concentrata esclusivamente sul proprio prodotto anche se in realtà sono fortemente connesse perché un errore o un ritardo dell’una può portare a delle difficoltà nell’altra.

Chi prepara la pasta fresca rifornisce i compagni dell’altra partita di una pasta troppo sottile e di quantità insufficiente; non hanno ricevuto (ma non hanno neanche richiesto) le corrette informazioni per una produzione mirata. Chi prepara i tortelli tenta di aggiustare il problema senza chiedere preventivamente, senza pianificare insieme ai compagni. Manca il flusso di informazioni che dovrebbe funzionare come un circuito di feedback. Esattamente ciò che accade tra le due funzioni dell’azienda. La terza partita prepara il dolce e deve essere sincronizzata con i tempi delle altre due per far uscire le portate in successione. Ma qualcosa va storto… lasciano bruciare il crumble … tutto da rifare. La pianificazione e la gestione del tempo, la suddivisione dei ruoli, la visione complessiva delle attività dei compagni; quando si è concentrati sul proprio tavolo di lavoro si può perdere di vista quello che accade in sala.

Chi controlla? Chi si occupa di cosa e quando?

Emergono punti chiave che riguardano la logistica, la relazione tra fabbisogno e stock di magazzino, tra produzione e vendita, tra commerciali e customer service. Ottimi spunti per creare uno story-board dei processi condividere fasi, attività, ruoli e persone coinvolte, riflettere sulle criticità e generare proposte di soluzione.